Avec sharepoint, réduisez ou éliminez le support papier
En termes simples, Sharepoint est un système de logiciel qui vous permet de gérer vos informations d’entreprise. Il intervient dans le stockage et dans l’organisation de tous les documents qui y ont rapport. Autrement dit, avec Sharepoint, vous pouvez gérer toutes vos informations sans recourir au support papier. En plus de vous permettre d’économiser assez d’espace, cela vous offre de nombreux autres avantages.
Organisation
Grâce aux logiciels de sharepoint, l’organisation de documents importants ne sera plus un casse-tête pour votre entreprise. Ces derniers peuvent être classés et disposés selon des critères simples à définir. Cela peut être par nom, par taille ou encore par date de création.
Par ailleurs, vous bénéficiez d’une simplification des recherches d’information. Sharepoint dispose d’un système de recherche performant qui vous permet d’accéder à n’importe quelle information en tout temps. Votre réactivité en est donc accrue.
Accessibilité
Contrairement aux documents sur support papier, ceux créés dans sharepoint peuvent accompagner tous vos collaborateurs, et ce, partout. En tant que système web, sharepoint est accessible via diverses interfaces. Ainsi, que ce soit via un ordinateur portable, un téléphone ou une tablette, vous pourrez avoir accès à toutes vos données. Il vous suffira de vous connecter pour rendre cela possible.
Amélioration de la collaboration
Intégrer sharepoint à votre système informatique ne vous permettra pas uniquement d’améliorer votre gestion de l’information. Le système de logiciel se trouve aussi être un outil collaboratif puissant.
Partage d’informations
Avec sharepoint, tous les membres de votre entreprise pourront échanger des informations en quelques clics seulement. Cela est possible grâce aux différentes applications comprises dans le système. De plus, ce partage peut être compartimenté par département, par service ou même par projet. Il est donc possible pour une personne de rendre disponible une information uniquement aux collègues intervenant sur le même projet. Cela améliore la communication et surtout simplifie le transfert de tâches. Mettre en place un espace collaboratif efficace devient donc plus aisé.
Par ailleurs, vous pouvez partager des documents auxquels plusieurs personnes peuvent avoir accès au même moment. Cela permet à chacun des acteurs d’apporter ses modifications aux documents pour une mise à jour instantanée. Pour faire bonne mesure, il est possible de recevoir une notification pour chaque modification apportée par un membre de l’espace de travail collaboratif.
Limitation du nombre de courriels nécessaires
Il est plus que probable que pour envoyer des documents entre collaborateurs, vous utilisez des courriels. Même si cette méthode est efficace, elle possède de nombreuses lacunes. La première est le nombre important de courriels qu’il est possible de recevoir pour des projets de grande envergure. Cela peut parfois vous faire rater des informations cruciales.
Avec sharepoint, ce souci n’existera plus. Plutôt que d’envoyer les documents par courriel, vous pouvez juste les partager aux personnes de droit. Le principal avantage est que ces dernières peuvent être notifiées instantanément. De cette manière, vous limitez l’envoi de courriels tout en maintenant un flux d’information constant.
Gain de temps et de productivité
À tous les points de vue, le système de logiciel sharepoint vous permet de gagner énormément de temps dans votre entreprise. Par ses nombreuses applications et ses différentes fonctionnalités, il vous permet de réduire énormément de processus. La recherche d’information devient une formalité qui ne vous ralentit pas dans l’accomplissement de vos tâches.
De plus, la collaboration entre les différents membres de vos équipes sera optimisée au maximum. Ces derniers n’auront plus besoin de réunions ou de mails incessants pour se tenir informés et progresser rapidement sur des projets communs. En vous faisant économiser jusqu’à 50 % de temps pour l’ensemble de vos processus, sharepoint vous permet d’utiliser le temps gagné pour d’autres tâches. Il en résulte un gain de productivité non négligeable.
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