OneDrive est le service de stockage de Microsoft. Il est accessible à tous les utilisateurs de Microsoft 365. Du stockage des fichiers à la co-création de fichiers en passant par la protection des données.
Protection des données
La cybersécurité est très importante pour une entreprise. Lorsqu’une entreprise se dote d’une bonne sécurité informatique, c’est la protection de son activité qu’elle assure. Avec OneDrive, les données utilisateurs sont protégées contre les différentes cyberattaques. Les entreprises stockant leurs données sur OneDrive n’ont donc pas à craindre pour la sécurité de leurs données informatiques.
Grâce à l’externalisation des fichiers sur OneDrive, les entreprises protègent leurs données des aléas techniques que peuvent subir leurs postes ou leur serveur. En effet, les données stockées sur OneDrive sont protégées par Microsoft Cloud. Un module de détection des ransomwares est donc intégré à OneDrive permettant ainsi d’analyser le comportement des logiciels malveillants et de vite éliminer les attaques.
Par ailleurs, que vos fichiers soient en transit ou au repos, Microsoft les chiffre. Cela rassure d’autant plus sur la sécurité de vos données stockées sur OneDrive. Aussi, il existe la fonctionnalité « ’Personal Vault » (coffre personnel) qui permet d’ajouter une couche de protection supplémentaire pour le stockage des fichiers importants. Cette protection additionnelle peut être une authentification biométrique ou encore un second code PIN.
Accès facile aux données
Grâce au développement des technologies de l’information (TI), la gestion informatique des données d’une entreprise est devenue beaucoup plus facile. En effet, OneDrive fait bénéficier d’un espace de stockage en ligne de 1 To. Cela permet aux utilisateurs, dont les entreprises, de stocker leurs fichiers sur cette solution cloud et de réduire ainsi la quantité de données à conserver sur leurs ordinateurs.
En réalité, les fichiers stockés sur OneDrive sont accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Ainsi, même sans un ordinateur de bureau ou un PC, vous pouvez y avoir accès via l’application. Il existe d’ailleurs une application Android, iOS, macOS, Xbox et pour toutes les versions de Windows. Si vous avez donc une urgence en plein week-end qui nécessite de consulter les fichiers de votre entreprise, vous n’avez plus besoin de vous déplacer.
De plus, grâce à l’intelligence de l’interface de programmation d’application Microsoft Graph, il est possible de retrouver très vite ses fichiers importants. Concrètement, lorsqu’on recherche un fichier dans son espace OneDrive, cette technologie fournit des suggestions de fichiers en tenant compte de certains critères. Cela permet ainsi de vite identifier le fichier dont on a besoin.
Sauvegarde des données
OneDrive permet non seulement aux entreprises de stocker leurs fichiers, mais également de les sauvegarder. En réalité, Microsoft propose une fonction de versionnage de documents qui permet aux utilisateurs de revenir en arrière et de restaurer les versions antérieures de leurs documents stockés. Ils ont la possibilité de revenir en arrière jusqu’aux 500 dernières versions d’un document, et ce, pendant 90 jours.
Ainsi, les utilisateurs de OneDrive bénéficient d’une sauvegarde de 30 jours de leurs données. Cela implique qu’en cas d’aléas techniques ou d’attaques, ils peuvent restaurer leurs fichiers à tout moment sur les 30 derniers jours. En utilisant donc OneDrive, les entreprises sont donc rassurées qu’en cas d’attaques sur leurs installations informatiques, ils ne perdent pas définitivement leurs données.
De plus, pour restaurer les fichiers, les utilisateurs ont la possibilité de choisir l’heure de récupération souhaitée. Pour cela, OneDrive leur indique l’activité des fichiers et leur permet de sélectionner les temps de récupération qui correspondent à leurs besoins.
Partage et co-création de fichiers en temps réel
OneDrive permet aux entreprises de partager des fichiers en toute sécurité avec les personnes internes ou externes à leurs entreprises. Ce partage peut se faire directement par le menu de OneDrive ou via un lien envoyé par courriel. Dans le cas des liens partageables, il existe des risques, car les liens peuvent tomber entre de mauvaises mains. Ainsi, Microsoft évite que les liens soient accessibles sur une longue durée.
En réalité, Microsoft donne la possibilité aux responsables des fichiers de mettre une date d’expiration aux liens en fonction de leurs besoins lors du partage de ceux-ci. Aussi, les entreprises ont la possibilité d’obtenir des rapports et d’optimiser le niveau de sécurité de leurs fichiers en fonction de la présence ou non de contenus sensibles dans les documents. Elles peuvent ainsi définir des autorisations pour l’accès aux fichiers partagés.
Par ailleurs, grâce aux fonctionnalités de co-création de fichiers qu’offre OneDrive, la collaboration sur les projets à distance ou la finalisation de documents sont grandement facilitées. En fait, lorsqu’un fichier est stocké dans l’espace de stockage OneDrive, les utilisateurs peuvent le modifier à plusieurs et suivre les changements au fil du temps. Cela permet aux entreprises d’éviter d’avoir des versions multiples d’un même document.
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